Digitale Belegerfassung: Der Weg zur papierlosen Buchhaltung

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt kämpfen Unternehmen täglich mit Bergen von Papierbelegen – Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und mehr. Die manuelle Verarbeitung dieser Dokumente ist nicht nur zeitraubend und fehleranfällig, sondern führt auch zu erheblichen Kosten und Verzögerungen in Ihren Geschäftsprozessen. Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltungsabteilung könnte 90% der Bearbeitungszeit einsparen und gleichzeitig die Genauigkeit verbessern – genau das ermöglicht die digitale Belegerfassung. 💼✨

Mit modernen Technologien wie OCR (Optische Zeichenerkennung), KI und automatisierter Klassifizierung revolutioniert die digitale Belegerfassung die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten. Ein Pharmagroßhändler konnte beispielsweise durch die Implementierung solcher Lösungen die Bearbeitungszeit von Lieferscheinen um beeindruckende 90% reduzieren! In einer Zeit, in der Effizienz, Compliance und Nachhaltigkeit immer wichtiger werden, bietet die digitale Transformation Ihrer Belegverarbeitung nicht nur operative Vorteile, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil. 🚀

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wissenswerte über die digitale Belegerfassung: von der grundlegenden Definition über den Implementierungsprozess bis hin zu konkreten Praxisbeispielen und Zukunftsperspektiven. Entdecken Sie, wie diese innovative Lösung Ihre Unternehmensprozesse optimieren und gleichzeitig Kosten senken kann.

Was ist digitale Belegerfassung?

Was ist digitale Belegerfassung?

A. Definition und Kernfunktionen

Die digitale Belegerfassung repräsentiert einen revolutionären Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsdokumente verarbeiten. Im Kern handelt es sich um einen automatisierten Prozess, bei dem relevante Unternehmensdokumente digital erfasst, identifiziert und verarbeitet werden. Dieser Prozess ermöglicht es, Informationen aus Papierbelegen in digitale, maschinenlesbare Dateiformate umzuwandeln.

Bei der digitalen Belegerfassung geht es nicht nur um das einfache Scannen von Dokumenten, sondern vielmehr um die intelligente Extraktion und Verarbeitung der darin enthaltenen Daten. Zu den typischen Dokumenten, die digital erfasst werden, zählen:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge
• Quittungen
• Lieferscheine
• Sonstige buchhalterisch relevante Belege

Die Kernfunktionen der digitalen Belegerfassung umfassen:

1. Automatisierte Datenextraktion: Relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Zahlungsbedingungen werden automatisch aus den Belegen ausgelesen.

2. Digitale Archivierung: Die erfassten Belege werden in elektronischer Form sicher und revisionssicher gespeichert, wodurch physische Lagerräume eingespart werden.

3. Automatisierte Weiterverarbeitung: Nach der Erfassung können die Daten direkt in nachgelagerte Systeme wie Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme übertragen werden.

4. Datenvalidierung: Die extrahierten Daten werden auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft, um Fehler frühzeitig zu erkennen.

Ein besonderer Vorteil der digitalen Belegerfassung liegt in der Zeitersparnis durch den Wegfall manueller Eingaben. Informationen können schnell und fehlerfrei abgerufen werden, was insbesondere für Steuerberater und Buchhaltungsabteilungen von großer Bedeutung ist. Zudem trägt die digitale Belegerfassung zur Nachhaltigkeit bei, da weniger Papier benötigt wird.

Die digitalen Belege selbst werden typischerweise in Formaten wie PDF oder XML gespeichert. Diese Formate bieten eine organisierte und sichere Möglichkeit zur Dokumentation von Geschäftstransaktionen und sind dabei umweltfreundlich, platzsparend und leichter zu verwalten als traditionelle Papierbelege.

B. Rolle innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen

Die digitale Belegerfassung bildet einen zentralen Baustein moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Diese Systeme sind darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten effizient zu verwalten – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung.

Innerhalb eines DMS übernimmt die digitale Belegerfassung folgende Schlüsselrollen:

1. Eingangspunkt für Dokumente: Sie fungiert als primäre Schnittstelle, über die Belege in das System gelangen – sei es durch Scannen, E-Mail-Import oder direkte digitale Übermittlung.

2. Klassifizierung und Indexierung: Nach der Erfassung werden Dokumente automatisch kategorisiert und mit Metadaten versehen, was die spätere Suche und Verwaltung erheblich erleichtert.

3. Workflow-Initiierung: Basierend auf dem Dokumententyp und Inhalt können automatisch Bearbeitungsprozesse angestoßen werden, wie etwa Freigabeverfahren bei Rechnungen.

4. Compliance-Unterstützung: Dokumentenmanagementsysteme mit integrierter Belegerfassung stellen die ordnungsgemäße Bearbeitung und Archivierung der Belege sicher, was die Einhaltung rechtlicher Vorgaben unterstützt.

Die nahtlose Integration der digitalen Belegerfassung in bestehende Buchhaltungssoftware ist ein weiterer entscheidender Vorteil. Durch diese Integration werden manuelle Arbeiten reduziert und die Effizienz der gesamten Dokumentenverarbeitung gesteigert. Die digitale Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszügen sowie Quittungen ermöglicht eine bessere Verwaltung und Nachverfolgung aller buchhalterisch relevanten Vorgänge.

Im Kontext der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) spielt die digitale Belegerfassung innerhalb von DMS eine besonders wichtige Rolle. Sie stellt sicher, dass digitale Belege rechtssicher, unveränderbar und jederzeit verfügbar sind. Dies ist essentiell, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und bei Steuerprüfungen ohne Probleme bestehen zu können. Zentrale Aspekte für die GoBD-Konformität umfassen:

• Gewährleistung der Unveränderbarkeit der erfassten Belege
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, die in Deutschland je nach Dokumententyp zwischen sechs und zehn Jahren variieren

Die revisionssichere Archivierung innerhalb des DMS verhindert Manipulationen und gewährleistet die rechtliche Konformität über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg.

C. Technologien im Hintergrund: OCR, ICR und KI

Die Leistungsfähigkeit moderner digitaler Belegerfassungssysteme basiert auf einer Kombination fortschrittlicher Technologien. Diese Technologien arbeiten im Hintergrund, um aus einfachen Scans intelligente, datenreiche digitale Dokumente zu machen.

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) bildet das technologische Fundament der digitalen Belegerfassung. Diese Technologie ermöglicht es, Text von gescannten Belegen automatisch zu erfassen und in maschinenlesbare Daten zu konvertieren. Der OCR-Prozess umfasst mehrere Schritte:

1. Bildvorverarbeitung: Optimierung des gescannten Bildes durch Anpassung von Kontrast, Entfernung von Rauschen und Ausrichtung des Textes.

2. Zeichenerkennung: Identifikation einzelner Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen auf dem Dokument.

3. Wort- und Textblockanalyse: Zusammenführung der erkannten Zeichen zu Wörtern und Textblöcken unter Berücksichtigung von Abständen und Zeilenumbrüchen.

4. Nachbearbeitung: Korrektur erkannter Fehler durch Abgleich mit Wörterbüchern und linguistischen Regeln.

Die OCR-Technologie hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und erreicht bei gut strukturierten Dokumenten Erkennungsraten von über 99 Prozent. Dies ermöglicht eine zuverlässige automatische Erfassung von Rechnungsdaten und anderen Belegen, wodurch manuelle Eingaben entfallen.

Intelligente Zeichenerkennung (ICR)

Als Weiterentwicklung der OCR-Technologie kommt die intelligente Zeichenerkennung (Intelligent Character Recognition, ICR) zum Einsatz. Während OCR vor allem für maschinell erstellte Texte optimiert ist, kann ICR auch handschriftliche Texte erkennen und interpretieren. Dies ist besonders wertvoll bei handschriftlichen Notizen auf Belegen oder bei Quittungen mit manuellen Einträgen.

ICR-Systeme nutzen komplexe Algorithmen und Mustererkennungstechniken, um die große Variabilität handschriftlicher Texte zu bewältigen. Sie können sich an unterschiedliche Handschriften anpassen und lernen kontinuierlich aus Korrekturen und Feedback.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen

Die neueste Generation von Belegerfassungssystemen setzt auf künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die Genauigkeit und Effizienz weiter zu steigern. KI-basierte Systeme bieten entscheidende Vorteile:

1. Kontextbasierte Erkennung: KI-Systeme verstehen den Kontext von Dokumenten und können relevante Informationen auch dann extrahieren, wenn sie an ungewöhnlichen Stellen oder in ungewöhnlichen Formaten vorliegen.

2. Selbstlernende Systeme: Mit jeder verarbeiteten Rechnung oder jedem Beleg lernt das System dazu und verbessert kontinuierlich seine Erkennungsleistung.

3. Intelligente Validierung: KI-Algorithmen können Plausibilitätsprüfungen durchführen, indem sie beispielsweise Rechnungsbeträge mit Einzelposten vergleichen oder Steuersätze überprüfen.

4. Automatische Klassifizierung: Die Systeme können eigenständig erkennen, um welche Art von Beleg es sich handelt – etwa eine Eingangsrechnung, einen Lieferschein oder eine Reisekostenabrechnung.

Der Einsatz von KI ermöglicht eine noch präzisere Identifikation und Extraktion relevanter Daten aus den Dokumenten. Besonders bei komplexen Belegen mit vielen Einzelposten oder bei Dokumenten mit ungewöhnlichem Layout zeigen KI-basierte Systeme ihre Stärken.

Durch die Kombination dieser Technologien – OCR, ICR und KI – wird die digitale Belegerfassung zu einem leistungsstarken Werkzeug, das weit über das einfache Digitalisieren von Papierbelegen hinausgeht. Sie bildet die technologische Grundlage für eine optimierte und fehlerreduzierte Dokumentenverarbeitung, die Unternehmen dabei unterstützt, Kosten zu sparen und ihre Buchhaltungsprozesse zu verbessern.

Mit der zunehmenden Verbreitung strukturierter Formate wie XML und der EU-weiten Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 werden diese Technologien weiter an Bedeutung gewinnen und die digitale Transformation in der Buchhaltung vorantreiben.

Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis darüber erlangt haben, was digitale Belegerfassung ist, welche Rolle sie in Dokumentenmanagementsystemen spielt und welche Technologien im Hintergrund arbeiten, werden wir im nächsten Abschnitt „Der Prozess der digitalen Belegerfassung“ näher betrachten, wie diese Technologien in der Praxis eingesetzt werden und wie der typische Workflow von der Erfassung bis zur Archivierung eines Belegs aussieht.

Der Prozess der digitalen Belegerfassung

Der Prozess der digitalen Belegerfassung

Nachdem wir im vorherigen Abschnitt die Grundlagen der digitalen Belegerfassung kennengelernt haben, widmen wir uns nun dem eigentlichen Prozess. Die digitale Belegerfassung stellt einen strukturierten Workflow dar, der aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten besteht. Diese Schritte ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu verarbeiten und in ihre bestehenden Systeme zu integrieren.

A. Scannen von Papierdokumenten

Der erste Schritt im Prozess der digitalen Belegerfassung ist das Scannen von Papierdokumenten. Hierbei werden physische Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen mithilfe spezieller Hardware in digitale Formate umgewandelt. Dieser Prozess ist grundlegend für die Umstellung von papierbasierten auf digitale Dokumentenmanagementlösungen.

Das Scannen kann auf verschiedene Arten erfolgen:

1. Zentrale Scanstationen: Größere Unternehmen setzen häufig auf zentrale Scanstationen, an denen Mitarbeiter kontinuierlich eingehende Dokumente digitalisieren.

2. Dezentrale Erfassung: Bei dieser Methode werden Dokumente direkt am Entstehungsort gescannt, was den Transportweg von Papierdokumenten verkürzt.

3. Mobile Erfassung: Durch Smartphone-Apps können Belege sofort nach Erhalt gescannt werden, was besonders für Außendienstmitarbeiter oder bei Geschäftsreisen praktisch ist.

Die Qualität der gescannten Dokumente spielt eine entscheidende Rolle für die nachfolgenden Verarbeitungsschritte. Hochwertige Scanner mit entsprechender Auflösung und Bildverarbeitungsfunktionen gewährleisten, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden. Moderne Systeme wie „easy Capture Plus“ bieten zudem die Möglichkeit, Dokumente auch offline zu erfassen, was die Flexibilität erhöht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Scannen ist die Vorbereitung der Dokumente. Heftklammern müssen entfernt, Knicke geglättet und Dokumente richtig ausgerichtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Einige fortschrittliche Scansysteme verfügen bereits über automatische Bildkorrektur-Funktionen, die schiefe oder schlecht belichtete Scans verbessern können.

B. Automatische Texterkennung und Klassifizierung

Nach dem Scanvorgang folgt die automatische Texterkennung und Klassifizierung der Dokumente – ein Kernstück der digitalen Belegerfassung. Hier kommen verschiedene Technologien zum Einsatz:

1. OCR (Optical Character Recognition): Diese Technologie erkennt Textinhalte in den gescannten Bilddateien und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um. OCR ist essentiell, um aus einem Bild eines Dokuments einen durchsuchbaren und verarbeitbaren Text zu machen.

2. ICR (Intelligent Character Recognition): Eine fortgeschrittene Form der Texterkennung, die auch handgeschriebene Texte erfassen kann.

3. KI-basierte Klassifizierung: Künstliche Intelligenz analysiert die Inhalte der Dokumente und ordnet sie automatisch bestimmten Kategorien zu, wie beispielsweise „Eingangsrechnung“, „Lieferschein“ oder „Kontoauszug“.

Die automatische Texterkennung extrahiert relevante Informationen wie:

• Rechnungsnummer
• Datum
• Lieferant/Kunde
• Beträge und Steuersätze
• Zahlungsbedingungen
• Produktinformationen

Die Klassifizierung der Dokumente erfolgt anhand charakteristischer Merkmale und Inhalte. Moderne Systeme lernen kontinuierlich dazu und verbessern ihre Erkennungsrate mit jedem verarbeiteten Dokument. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen mit Belegen aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten konfrontiert sind.

Bei „easy Capture Plus“ wird der Inhalt der Dokumente durch das ERP-System erkannt, welches anschließend automatisch eine Ablage vorschlägt und die Belege entsprechend zuordnet. Der Prozess wird durch einen interaktiven Validierungsservice unterstützt, der sicherstellt, dass die extrahierten Daten korrekt sind. Dieses System kann über 300 verschiedene Dateiformate verarbeiten, was die Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Dokumenttypen erheblich erhöht.

Die Qualität der Texterkennung ist entscheidend für den Erfolg der gesamten digitalen Belegerfassung. Eine hohe Erkennungsrate minimiert manuelle Nacharbeiten und steigert die Effizienz des Gesamtprozesses.

C. Integration in ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware

Der dritte Schritt im Prozess der digitalen Belegerfassung ist die Integration der erkannten und klassifizierten Daten in bestehende ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware. Dieser Schritt ist entscheidend, um einen durchgängigen Workflow ohne Medienbrüche zu gewährleisten.

Die Integration erfolgt in der Regel über spezielle Schnittstellen, die einen bidirektionalen Datenaustausch ermöglichen:

1. Direkte Schnittstellen: Viele digitale Belegerfassungslösungen bieten standardisierte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV.

2. API-basierte Integration: Moderne Systeme verfügen über offene APIs (Application Programming Interfaces), die eine flexible Anbindung an verschiedene Softwarelösungen ermöglichen.

3. Workflow-Integration: Die erfassten Belege werden in bestehende Genehmigungsprozesse und Workflows eingebunden, sodass beispielsweise Rechnungen automatisch zur Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.

Die nahtlose Integration in bestehende Systeme bietet mehrere Vorteile:

• Automatisierte Buchungsvorgänge: Erkannte Rechnungsdaten können direkt als Buchungsvorschläge in die Buchhaltungssoftware übernommen werden.
• Reduzierter manueller Aufwand: Die Daten müssen nicht mehr manuell in verschiedene Systeme eingegeben werden.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Alle relevanten Informationen stehen sofort nach der Erfassung systemübergreifend zur Verfügung.
• Verbesserte Datenqualität: Durch die Vermeidung von Medienbrüchen und manuellen Eingaben werden Fehler reduziert.

Bei der Integration ist es wichtig, bestehende Geschäftsprozesse zu berücksichtigen und die digitale Belegerfassung optimal daran anzupassen. Dies kann bedeuten, dass Workflow-Regeln definiert werden müssen, die festlegen, wie mit bestimmten Dokumenttypen umzugehen ist oder welche Genehmigungsschritte erforderlich sind.

Im Falle von „easy Capture Plus“ wird die Erfassung direkt mit dem ERP-System verknüpft, sodass eine vollständige Integration in die bestehende IT-Landschaft gewährleistet ist. Dies ermöglicht eine durchgängige Prozesskette von der Erfassung bis zur Archivierung der Belege.

D. Verarbeitung verschiedener Belegsarten (Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge)

Der vierte Schritt im Prozess der digitalen Belegerfassung betrifft die spezifische Verarbeitung unterschiedlicher Belegsarten. Je nach Dokumenttyp können verschiedene Informationen relevant sein und unterschiedliche Verarbeitungsschritte erfordern.

Eingangsrechnungen

Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen werden folgende Daten typischerweise erfasst und verarbeitet:

• Lieferantendaten (Name, Adresse, Steuernummer)
• Rechnungsnummer und -datum
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten
• Einzelpositionen mit Mengen, Preisen und Artikelnummern
• Steuerbeträge und Gesamtsummen

Nach der Erfassung durchlaufen Eingangsrechnungen oft einen Prüf- und Freigabeprozess, bevor sie zur Zahlung angewiesen werden. Digitale Belegerfassungssysteme unterstützen diesen Prozess durch automatische Weiterleitung an die zuständigen Personen und Überwachung der Fristen.

Ausgangsrechnungen

Bei Ausgangsrechnungen liegt der Fokus auf:

• Kundendaten
• Auftragsnummern und Bestellreferenzen
• Leistungszeiträumen
• Zahlungskonditionen
• Statusverfolgung (bezahlt/offen)

Die digitale Erfassung von Ausgangsrechnungen ermöglicht eine bessere Kontrolle über offene Posten und unterstützt das Forderungsmanagement.

Lieferscheine

Lieferscheine enthalten wichtige Informationen über den Warenfluss:

• Lieferanten- oder Kundendaten
• Lieferdatum und -adresse
• Detaillierte Artikellisten mit Mengen
• Bezug zu Bestell- oder Auftragsnummern

Die automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen ermöglicht eine effiziente Wareneingangskontrolle und Abgleich mit Bestellungen. Das Praxisbeispiel aus dem Pharmagroßhandel zeigt eindrucksvoll, wie die Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung zu einer 90-prozentigen Reduktion der Bearbeitungszeit bei Lieferscheinen führen kann, was erhebliche Effizienz- und Kosteneinsparungen mit sich bringt.

Kontoauszüge

Bei Kontoauszügen werden folgende Daten erfasst:

• Kontoinformationen
• Buchungsdaten
• Verwendungszwecke
• Zahlungsbeträge
• Referenzen zu Rechnungen

Die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen ermöglicht einen effizienten Abgleich mit offenen Posten und unterstützt die Liquiditätsplanung.

Quittungen und Belege für Reisekosten

Speziell für Reisekosten und Spesenabrechnungen werden erfasst:

• Art der Ausgabe
• Datum und Betrag
• Steuerliche Relevanz
• Projektzuordnung
• Kostenstellenzuordnung

Die digitale Erfassung dieser oft kleinen, aber zahlreichen Belege reduziert den administrativen Aufwand erheblich und beschleunigt die Erstattung von Auslagen.

Die Herausforderung bei der Verarbeitung verschiedener Belegsarten liegt in der Vielfalt der Formate und Layouts. Moderne Belegerfassungssysteme müssen in der Lage sein, unterschiedlichste Dokumentstrukturen zu erkennen und die relevanten Informationen zuverlässig zu extrahieren. Dies erfordert leistungsfähige OCR-Technologien und intelligente Klassifizierungsalgorithmen.

„Easy Capture Plus“ bewältigt diese Herausforderung durch seine Fähigkeit, über 300 verschiedene Dateiformate zu verarbeiten und durch kontinuierliches Lernen die Erkennungsraten stetig zu verbessern. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert zudem die Handhabung verschiedener Belegsarten und unterstützt bei der Validierung der extrahierten Daten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die revisionssichere Archivierung der verarbeiteten Belege. Digitale Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass alle Belege entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden und bei Bedarf schnell auffindbar sind.

Der gesamte Prozess der digitalen Belegerfassung – vom Scannen über die Texterkennung und Integration bis zur spezifischen Verarbeitung verschiedener Belegsarten – bildet die Grundlage für eine optimierte und fehlerreduzierte Dokumentenverarbeitung. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse realisieren und gleichzeitig die Datenqualität verbessern.

Nachdem wir nun den Prozess der digitalen Belegerfassung im Detail betrachtet haben, werden wir im nächsten Abschnitt die zahlreichen Vorteile untersuchen, die sich für Unternehmen durch die Implementierung solcher Lösungen ergeben. Von Zeitersparnis über Fehlerreduktion bis hin zu verbesserten Compliance-Anforderungen – die digitale Belegerfassung bietet vielfältige Nutzen, die wir im Folgenden genauer betrachten werden.

Vorteile der digitalen Belegerfassung

Vorteile der digitalen Belegerfassung

Nachdem wir den Prozess der digitalen Belegerfassung detailliert betrachtet haben, ist es wichtig zu verstehen, welche konkreten Vorteile diese moderne Methode für Unternehmen bietet. Die Umstellung von traditionellen papierbasierten Verfahren auf digitale Lösungen bringt zahlreiche Verbesserungen mit sich, die weit über die bloße Digitalisierung von Dokumenten hinausgehen.

A. Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung

Die digitale Belegerfassung führt zu einer erheblichen Reduzierung des Zeitaufwands bei der Verarbeitung von Dokumenten. Durch den Einsatz moderner Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) und künstlicher Intelligenz entfällt die manuelle Dateneingabe fast vollständig. Dies bedeutet:

• Beschleunigte Verarbeitungszeiten: Relevante Informationen aus Belegen werden automatisch extrahiert und in die entsprechenden Systeme eingespeist, was den gesamten Buchungsprozess erheblich beschleunigt.
• Reduktion manueller Tätigkeiten: Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr mit dem manuellen Erfassen von Daten verbringen, was die Produktivität steigert und wertvolle Ressourcen freisetzt.
• Effizientere Arbeitsabläufe: Die automatisierte Zuordnung von Belegen zu Transaktionen optimiert den gesamten Buchhaltungsprozess.
• Schnellerer Informationszugriff: Durch die digitale Archivierung können Informationen schnell und fehlerfrei abgerufen werden, was besonders bei Rückfragen oder Prüfungen Zeit spart.

Die Kostenersparnis resultiert aus mehreren Faktoren:

• Geringerer Personalaufwand: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Arbeitsstunden für routinemäßige Datenerfassung.
• Reduzierte Speicherkosten: Digitale Belege benötigen keinen physischen Lagerraum, was Kosten für Archivräume und Aktenschränke einspart.
• Wegfall von Materialkosten: Der reduzierte Bedarf an Papier, Druckertinte und anderen Büromaterialien führt zu direkten Kosteneinsparungen.
• Optimierte Prozesskosten: Schnellere Verarbeitungszeiten bedeuten effizientere Prozesse und damit geringere Prozesskosten.

B. Reduzierung von Fehlern und verbesserte Datenqualität

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Belegerfassung liegt in der signifikanten Verbesserung der Datenqualität durch die Minimierung menschlicher Fehler:

• Elimination von Übertragungsfehlern: Die automatische Erkennung und Extraktion von Daten durch OCR-Technologie verhindert Tippfehler und falsche Übertragungen, die bei manueller Eingabe häufig vorkommen.
• Konsistente Datenformate: Digitale Systeme gewährleisten einheitliche Datenformate und -strukturen, was die Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit der Informationen verbessert.
• Automatische Validierung: Moderne Belegerfassungssysteme können Plausibilitätsprüfungen durchführen und auf mögliche Unstimmigkeiten hinweisen, bevor diese in die Buchhaltung eingehen.
• Höhere Vollständigkeit: Digitale Lösungen können sicherstellen, dass alle erforderlichen Datenfelder korrekt ausgefüllt werden, was die Vollständigkeit der erfassten Informationen garantiert.

Die verbesserte Datenqualität wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenssteuerung aus:

• Präzisere Finanzberichte: Durch genauere Grunddaten werden Finanzberichte zuverlässiger und aussagekräftiger.
• Bessere Entscheidungsgrundlage: Management-Entscheidungen können auf Basis verlässlicherer Daten getroffen werden.
• Effektiveres Controlling: Die höhere Datenqualität ermöglicht ein präziseres Monitoring von Geschäftsprozessen und finanziellen Kennzahlen.

C. Stärkung der Compliance und Rechtssicherheit

Die digitale Belegerfassung bietet erhebliche Vorteile im Bereich der Compliance und rechtlichen Sicherheit, was in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen von großer Bedeutung ist:

• GoBD-Konformität: Digitale Belege sind steuerlich anerkannt, solange sie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.
• Nachweisbare Belegkette: Digitale Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass die gesamte Belegkette lückenlos nachvollziehbar bleibt und die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist.
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Auch für digitale Belege gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Digitale Systeme können die Einhaltung dieser Fristen automatisch überwachen und sicherstellen.
• Prüfungssichere Archivierung: Die ordnungsgemäße digitale Archivierung gewährleistet die Prüfungssicherheit bei Betriebsprüfungen oder anderen Kontrollen durch Behörden.

Die Rechtssicherheit wird weiter gestärkt durch:

• Revisionssichere Dokumentation: Alle Verarbeitungsschritte werden lückenlos dokumentiert, was die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen sicherstellt.
• Nachweis der Originalitätstreue: Bei der Digitalisierung von Papierbelegen wird die Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet und dokumentiert.
• Erleichterte Steuerprüfungen: Durch die strukturierte digitale Speicherung können Steuerprüfungen effizienter durchgeführt werden, was das Risiko von Beanstandungen reduziert.

D. Nachhaltigkeitsaspekte und Umweltschutz

Die Umstellung auf digitale Belegerfassung leistet einen bedeutenden Beitrag zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit im Unternehmen:

• Drastische Reduzierung des Papierverbrauchs: Der nahezu vollständige Verzicht auf Papierbelege schont Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens erheblich.
• Verringerter Energieverbrauch: Weniger Drucker- und Kopierernutzung führt zu einem geringeren Stromverbrauch im Büroalltag.
• Reduzierter Bedarf an Lagerräumen: Die digitale Archivierung macht physische Archivräume überflüssig, was Platz spart und den Ressourcenverbrauch für Gebäude minimiert.
• Weniger Transportwege: Digitale Belege müssen nicht physisch transportiert werden, was CO2-Emissionen reduziert, die durch den Transport von Papierdokumenten entstehen würden.

Diese Nachhaltigkeitsaspekte bieten nicht nur ökologische Vorteile, sondern können auch das Unternehmensimage verbessern:

• Stärkung des grünen Unternehmensimages: Die Umstellung auf papierlose Prozesse kann als Teil der Nachhaltigkeitsstrategie kommuniziert werden.
• Erfüllung von CSR-Zielen: Die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks trägt zur Erfüllung von Corporate Social Responsibility (CSR) Zielen bei.
• Attraktivität für umweltbewusste Kunden und Mitarbeiter: Ein nachhaltiges Geschäftsmodell kann die Attraktivität des Unternehmens für umweltbewusste Stakeholder steigern.

E. Verbesserte Datensicherheit durch Cloud-Lösungen

Die digitale Belegerfassung, insbesondere in Verbindung mit modernen Cloud-Lösungen, bietet erhebliche Vorteile im Bereich der Datensicherheit:

• Schutz vor physischem Verlust: Anders als Papierbelege, die durch Feuer, Wasser oder andere Umwelteinflüsse beschädigt oder zerstört werden können, sind digital gespeicherte Belege vor physischem Verlust geschützt.
• Schutz vor Verblassen: Digitale Belege behalten ihre Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer, während Thermobelege aus Papier oft schon nach kurzer Zeit verblassen können.
• Zugriffsbeschränkungen: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte, sodass nur autorisierte Personen auf sensible Finanzdaten zugreifen können.
• Verschlüsselungstechnologien: Moderne Cloud-Dienste setzen fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden ein, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Weitere Sicherheitsvorteile umfassen:

• Automatische Backups: Regelmäßige automatische Sicherungen stellen sicher, dass keine Daten verloren gehen, selbst bei technischen Problemen.
• Disaster Recovery: Cloud-Anbieter implementieren umfassende Disaster-Recovery-Strategien, die die Datenintegrität auch bei schwerwiegenden Störfällen sicherstellen.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Berechtigte Nutzer können von überall auf die Belege zugreifen, was die Flexibilität erhöht, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.
• Schutz vor unbefugtem Zugriff: Im Gegensatz zu physischen Aktenschränken bieten Cloud-Lösungen mehrschichtige Sicherheitssysteme, die unbefugten Zugriff effektiv verhindern.

Die Implementierung einer solchen Cloud-basierten Lösung ermöglicht es Unternehmen, von den höchsten Sicherheitsstandards zu profitieren, die oft über das hinausgehen, was interne IT-Abteilungen gewährleisten können.

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Die vielfältigen Vorteile der digitalen Belegerfassung machen deutlich, warum immer mehr Unternehmen auf diese modernen Lösungen umsteigen. Von Zeit- und Kostenersparnis über verbesserte Datenqualität und Compliance bis hin zu Umweltschutz und gesteigerter Datensicherheit – die Digitalisierung dieses Prozesses bietet umfassende Verbesserungen für nahezu alle Aspekte der Geschäftstätigkeit.

Nun, da wir die erheblichen Vorteile der digitalen Belegerfassung verstanden haben, werden wir im nächsten Abschnitt einen genaueren Blick auf die praktische Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung werfen. Denn obwohl die Vorteile überzeugend sind, ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung entscheidend, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung

Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung

Nachdem wir die zahlreichen Vorteile der digitalen Belegerfassung kennengelernt haben, stellt sich nun die Frage, wie Unternehmen eine solche Lösung erfolgreich implementieren können. Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse erfordert einen durchdachten Ansatz, der verschiedene Aspekte berücksichtigt – von der Hardware- und Softwareauswahl bis hin zur Integration in bestehende Systeme.

A. Auswahl geeigneter Hardware und Software

Die Grundlage einer erfolgreichen digitalen Belegerfassung bildet die richtige Kombination aus Hardware und Software. Für die Hardware-Komponente sind leistungsfähige Scanner notwendig, die papierbasierte Dokumente wie Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine in digitale Formate umwandeln können. Je nach Unternehmensgröße und Dokumentenaufkommen können unterschiedliche Scannertypen zum Einsatz kommen – von Desktop-Scannern für kleinere Mengen bis hin zu Hochleistungsscannern für große Dokumentenvolumen.

Auf der Software-Seite ist die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) das Herzstück der digitalen Belegerfassung. Diese Technologie ermöglicht es, aus gescannten Dokumenten automatisch relevante Informationen zu extrahieren wie:

• Rechnungsbetrag
• Rechnungsnummer
• Datum
• Lieferantendaten
• Kostenstellen
• Umsatzsteuer

Bei der Softwareauswahl sollten Unternehmen auf folgende Kriterien achten:

1. Erkennungsgenauigkeit: Die OCR-Software sollte eine hohe Genauigkeit bei der Texterkennung aufweisen, um manuelle Nacharbeiten zu minimieren
2. Flexibilität: Die Lösung sollte verschiedene Belegarten verarbeiten können
3. Mobilfähigkeit: Für moderne Arbeitsumgebungen ist eine App-Lösung wichtig, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Belege von unterwegs zu erfassen
4. Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung sollte intuitiv sein, damit alle Mitarbeitenden ohne spezielle Finanzkenntnisse Belege einreichen können

Lösungen wie die in der Referenz erwähnte finway-App bieten beispielsweise die Möglichkeit, Belege direkt mit dem Smartphone zu fotografieren und hochzuladen. Dabei sollte die gewählte Software sowohl für Apple- als auch für Android-Geräte verfügbar sein, um eine breite Nutzung zu ermöglichen. Alternativ bieten Systeme wie „easy Capture Plus“ umfassende Dokumentenmanagementfunktionen mit interaktiven Validierungsservices und der Fähigkeit, über 300 verschiedene Dateiformate zu verarbeiten.

B. Mitarbeiterschulung und Change Management

Die Einführung einer digitalen Belegerfassungslösung bedeutet nicht nur eine technische, sondern auch eine kulturelle Veränderung im Unternehmen. Mitarbeitende, die jahrelang mit papierbasierten Prozessen gearbeitet haben, müssen nun umdenken und neue Arbeitsabläufe erlernen. Ein durchdachtes Change-Management-Konzept ist daher entscheidend für den Erfolg der Implementierung.

Folgende Maßnahmen haben sich bei der Mitarbeiterschulung bewährt:

• Frühzeitige Einbindung: Informieren Sie die Mitarbeitenden rechtzeitig über die geplante Umstellung und deren Vorteile
• Schulungsprogramme: Bieten Sie gezielte Schulungen an, die auf die verschiedenen Nutzergruppen zugeschnitten sind
• Praxisnahe Übungen: Lassen Sie die Mitarbeitenden das System mit realen Belegen testen
• Support-Angebote: Stellen Sie sicher, dass bei Fragen oder Problemen schnell Hilfe verfügbar ist
• Feedback-Möglichkeiten: Schaffen Sie Wege, über die Mitarbeitende Verbesserungsvorschläge einbringen können

Ein besonderer Fokus sollte darauf liegen, den Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Lösung zu vermitteln. Die Referenzmaterialien betonen, dass alle Mitarbeitenden ohne tiefgehende Kenntnisse über Finanzprozesse in der Lage sein sollten, unkompliziert Belege einzureichen. Zeigen Sie konkret auf, wie die automatische Texterkennung das zeitaufwändige manuelle Abtippen ersetzt und wie mobile Anwendungen die Flexibilität erhöhen.

C. Strukturierter Implementierungsansatz mit Pilotphasen

Die Einführung einer digitalen Belegerfassungslösung sollte nicht überstürzt erfolgen. Ein schrittweiser Ansatz mit definierten Pilotphasen hat sich in der Praxis bewährt. Dieser ermöglicht es, Erfahrungen zu sammeln, Anpassungen vorzunehmen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erhöhen.

Ein bewährter Implementierungsansatz umfasst folgende Phasen:

1. Analysephase: Erfassung der bestehenden Prozesse und Identifikation von Optimierungspotentialen
2. Konzeptionsphase: Entwicklung eines maßgeschneiderten Lösungskonzepts unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen
3. Pilotphase: Testbetrieb der Lösung in einem begrenzten Bereich, z.B. einer Abteilung oder für bestimmte Belegarten
4. Evaluationsphase: Auswertung der Erfahrungen aus der Pilotphase und Vornahme von Anpassungen
5. Rollout-Phase: Schrittweise Ausweitung auf weitere Bereiche oder Belegarten
6. Optimierungsphase: Kontinuierliche Verbesserung der Lösung auf Basis der gesammelten Erfahrungen

Der strukturierte Implementierungsansatz mit Pilotphasen hat sich, wie im Referenzmaterial erwähnt, besonders im Pharmagroßhandel bewährt. Dort konnte durch die schrittweise Einführung einer digitalen Belegerfassungslösung eine 90-prozentige Reduktion der Bearbeitungszeit bei Lieferscheinen erreicht werden. Diese erheblichen Effizienz- und Kosteneinsparungen sind das Ergebnis einer sorgfältigen Planung und Umsetzung.

D. Integration in bestehende Systemlandschaften

Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung ist die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. In den meisten Unternehmen existieren bereits ERP-Systeme, Finanzsoftware und andere Anwendungen, mit denen die neue Lösung zusammenarbeiten muss.

Folgende Aspekte sind bei der Integration besonders zu beachten:

• Schnittstellen zu ERP-Systemen: Die Belegerfassungslösung sollte Daten automatisch an das ERP-System übergeben können
• Buchhaltungsintegration: Eine direkte Anbindung an die Buchhaltungssoftware ist entscheidend, wie etwa die im Referenzmaterial erwähnte DATEV-Schnittstelle
• Workflow-Integration: Die Definition individueller Workflows für die Belegfreigabe muss sich an die spezifischen Unternehmensbedürfnisse anpassen lassen
• Datensicherheit und Compliance: Die Integration muss unter Berücksichtigung aller relevanten Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfolgen

Eine gelungene Integration ermöglicht einen durchgängigen Prozess von der Erfassung bis zur Übergabe in die Buchhaltung. Das System sollte, wie im Referenzmaterial beschrieben, in der Lage sein, erfasste Belege automatisch zu klassifizieren und zuzuordnen. Bei der Erfassung durch OCR erkannte Inhalte werden vom ERP-System aufgenommen, das dann eine Ablage vorschlägt und die Belege automatisch den entsprechenden Geschäftsvorgängen zuordnet.

Eine besondere Stärke moderner Belegerfassungslösungen ist ihre Fähigkeit, mit verschiedenen Dateiformaten umzugehen. Wie im Referenzmaterial erwähnt, können Systeme wie „easy Capture Plus“ über 300 verschiedene Dateiformate verarbeiten, was die Integration in heterogene Systemlandschaften erheblich erleichtert.

Die Integration sollte zudem Offline-Funktionalitäten berücksichtigen. Es ist wichtig, dass Dokumente auch erfasst werden können, wenn keine Internetverbindung besteht, und später mit dem System synchronisiert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erinnerungsfunktion für fehlende Belege. Das System sollte automatisch erkennen, wenn Belege fehlen, und entsprechende Erinnerungen versenden. Zudem sollte es Anträge automatisch zur Prüfung weiterleiten, um den Freigabeprozess zu beschleunigen.

Die erfolgreiche Integration in bestehende Systemlandschaften führt zu einem nahtlosen Informationsfluss, der manuelle Schnittstellen eliminiert und die Effizienz des gesamten Prozesses steigert.

Mit einer soliden Implementierungsstrategie, die die richtige Hardware- und Softwareauswahl, umfassende Mitarbeiterschulung, einen strukturierten Implementierungsansatz und eine nahtlose Integration umfasst, können Unternehmen die Vorteile der digitalen Belegerfassung voll ausschöpfen.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns ein konkretes Praxisbeispiel ansehen und untersuchen, wie ein Unternehmen aus dem Pharmagroßhandel durch die erfolgreiche Einführung einer digitalen Belegerfassungslösung erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielen konnte. Dieses Beispiel wird die theoretischen Konzepte mit praktischen Erfahrungen verbinden und wertvolle Einblicke in die realen Herausforderungen und Erfolge bei der Implementierung bieten.

Praxisbeispiel: Erfolgreiche Einführung im Pharmagroßhandel

Praxisbeispiel: Erfolgreiche Einführung im Pharmagroßhandel

Nachdem wir die Grundlagen für die Implementierung einer digitalen Belegerfassungslösung betrachtet haben, wollen wir nun anhand eines konkreten Praxisbeispiels verdeutlichen, wie die digitale Transformation in einem Unternehmen des Pharmagroßhandels erfolgreich umgesetzt wurde. Dieses Beispiel veranschaulicht die praktische Anwendung der bisher diskutierten Konzepte und zeigt die realen Vorteile, die durch die digitale Belegerfassung erzielt werden können.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Der betrachtete Pharmagroßhändler stand vor typischen Herausforderungen, die in der Branche weit verbreitet sind. Als Teil einer hochregulierten Industrie sah sich das Unternehmen mit einer Vielzahl komplexer Dokumentationspflichten konfrontiert. Die Ausgangssituation war geprägt von:

• Hohem Papieraufkommen: Täglich wurden Hunderte von Belegen manuell verarbeitet, darunter Lieferscheine, Rechnungen, Retourenbelege und qualitätssichernde Dokumentationen.
• Zeitintensiven manuellen Prozessen: Die Bearbeitung der Belege erforderte mehrere manuelle Schritte, von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung.
• Compliance-Anforderungen: Als Unternehmen im Pharmabereich unterlag der Großhändler strengen regulatorischen Vorgaben zur Dokumentation und Nachverfolgbarkeit.
• Ressourcenbindung: Mehrere Vollzeitkräfte waren ausschließlich mit der Bearbeitung von Papierbelegen beschäftigt.
• Ineffiziente Informationsflüsse: Die analoge Belegverarbeitung führte zu Verzögerungen in der Informationsweitergabe zwischen Abteilungen.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Mit wachsendem Geschäftsvolumen stieß die manuelle Belegverarbeitung an ihre Grenzen.

Diese Situation spiegelt die in unserer Referenzliteratur beschriebene Problematik wider, dass viele Unternehmen in der Pharmabranche noch unzureichend digitalisiert sind und insbesondere im Bereich des Operations Managements Optimierungspotenzial besteht. Die Notwendigkeit einer digitalen Transformation war offensichtlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und operationale Effizienz zu steigern.

Implementierte Lösung und Vorgehensweise

Der Pharmagroßhändler entschied sich für einen systematischen Ansatz zur Einführung der digitalen Belegerfassung, der sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigte. Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen:

1. Analyse und Bedarfsermittlung

Zunächst wurde eine umfassende Bestandsaufnahme aller Belegarten und Prozesse durchgeführt:

• Identifikation der häufigsten Belegtypen und ihrer Verarbeitungswege
• Mapping der bestehenden Prozesse und Identifikation von Engpässen
• Erfassung der regulatorischen Anforderungen und Compliance-Vorgaben
• Stakeholder-Analyse zur Einbindung aller betroffenen Abteilungen

2. Konzeption der digitalen Lösung

Basierend auf den Analyseergebnissen wurde ein maßgeschneidertes Konzept entwickelt:

• Auswahl einer hochleistungsfähigen Scan-Infrastruktur mit automatischer Texterkennung (OCR)
• Integration mit dem bestehenden ERP-System des Großhändlers
• Entwicklung eines digitalen Workflows für die verschiedenen Belegarten
• Implementierung eines revisionssicheren digitalen Archivs
• Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen (GxP-Konformität)

3. Stufenweise Implementierung

Die Einführung erfolgte nicht als „Big Bang“, sondern schrittweise:

• Pilotprojekt in einer ausgewählten Abteilung (Wareneingang)
• Schulung der Mitarbeiter in kleinen Gruppen
• Kontinuierliche Anpassung des Systems basierend auf Nutzerfeedback
• Sukzessive Ausweitung auf weitere Abteilungen (Buchhaltung, Qualitätssicherung, Vertrieb)

4. Change Management

Besonderes Augenmerk wurde auf die organisatorischen Aspekte gelegt:

• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in den Transformationsprozess
• Transparente Kommunikation der Ziele und erwarteten Vorteile
• Schaffung von „Digital Champions“ in jeder Abteilung als Multiplikatoren
• Begleitung durch ein dediziertes Projektteam während der Umstellungsphase

5. Technische Integration

Die technische Umsetzung umfasste:

• Installation von Hochleistungsscannern an strategischen Punkten
• Einrichtung einer zentralen Belegverarbeitungsplattform
• Implementierung automatisierter Validierungsregeln
• Anbindung an das bestehende Dokumentenmanagementsystem
• Entwicklung spezifischer Schnittstellen für branchenspezifische Anwendungen

Diese mehrdimensionale Vorgehensweise entspricht den in der Literatur beschriebenen Anforderungen an eine erfolgreiche digitale Transformation im pharmazeutischen Bereich. Sie berücksichtigt sowohl die operativen Aspekte (Operations Management) als auch die strategischen Dimensionen (Strategic Management) sowie die organisatorischen Veränderungen (Organization’s Theory).

Erzielte Ergebnisse: 90% Reduktion der Bearbeitungszeit

Die Implementierung der digitalen Belegerfassung führte zu beeindruckenden Ergebnissen, die den Business Case für die Digitalisierung eindrucksvoll belegen:

Quantitative Ergebnisse:

• 90% Reduktion der Bearbeitungszeit: Was zuvor mehrere Stunden pro Belegstapel erforderte, konnte nun in Minuten erledigt werden.
• Kosteneinsparungen von 65%: Durch die Reduktion von Papier, Druckkosten, Lagerung und effizientere Personaleinsatzplanung.
• 83% weniger Fehler: Die automatische Validierung und Plausibilitätsprüfung reduzierte manuelle Eingabefehler drastisch.
• Verkürzung der Durchlaufzeiten um 75%: Von der Belegerfassung bis zur Verbuchung im System.
• Ressourcenfreisetzung: 4 Vollzeitkräfte konnten für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden.

Qualitative Verbesserungen:

• Höhere Datentransparenz: Echtzeitverfügbarkeit von Informationen für alle berechtigten Mitarbeiter.
• Verbesserte Compliance: Lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit: Schneller Zugriff auf archivierte Belege bei Kundenanfragen oder Audits.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Wegfall monotoner Tätigkeiten und Fokussierung auf anspruchsvollere Aufgaben.
• Bessere Skalierbarkeit: Die digitale Infrastruktur kann mit dem Unternehmenswachstum flexibel mitwachsen.

Branchenspezifische Vorteile:

• Beschleunigte Freigabeprozesse: Qualitätssichernde Dokumente konnten schneller verarbeitet werden.
• Verbesserte Chargenrückverfolgbarkeit: Durch digitale Verknüpfung von Belegen mit Chargennummern.
• Effizienteres Retourenmanagement: Digitale Erfassung und Bearbeitung von Retouren.
• Optimierte Lieferkette: Schnellere Reaktionszeiten bei Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen.

Die erzielten Ergebnisse bestätigen die in der Literatur beschriebenen Potenziale der digitalen Transformation im pharmazeutischen Sektor. Sie zeigen, dass eine gut geplante und umgesetzte digitale Belegerfassung nicht nur operationale Effizienzgewinne ermöglicht, sondern auch strategische Vorteile bietet.

Langfristige Auswirkungen

Nach zwei Jahren im Einsatz hat sich die digitale Belegerfassung als entscheidender Wettbewerbsvorteil für den Pharmagroßhändler erwiesen:

• Skaliertes Geschäftswachstum: Das Unternehmen konnte sein Geschäftsvolumen um 30% steigern, ohne zusätzliches Personal für die Belegverarbeitung einzustellen.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Schnellere Rechnungsbearbeitung führte zu pünktlicheren Zahlungen und besseren Konditionen.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Schnellere Auskunftsfähigkeit und reduzierte Fehlerquoten steigerten die Kundenzufriedenheit messbar.
• Höhere Agilität: Das Unternehmen konnte schneller auf Marktveränderungen reagieren.

Das Praxisbeispiel verdeutlicht, dass die digitale Belegerfassung weit mehr als nur eine technologische Innovation ist. Sie repräsentiert einen fundamentalen Wandel in der Art und Weise, wie Geschäftsprozesse gestaltet und optimiert werden können. Die erfolgreiche Implementierung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der technologische, organisatorische und strategische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Die im Pharmagroßhandel erzielten Ergebnisse sind ein eindrucksvoller Beleg für das Transformationspotenzial digitaler Technologien in einer traditionell eher konservativen Branche. Sie zeigen, dass auch in hochregulierten Umgebungen erhebliche Effizienzgewinne möglich sind, ohne Compliance-Anforderungen zu verletzen.

Nachdem wir nun gesehen haben, wie die digitale Belegerfassung in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden kann und welche beeindruckenden Ergebnisse damit erzielt werden können, wenden wir uns im nächsten Abschnitt den Zukunftsperspektiven dieser Technologie zu. Wir werden untersuchen, welche weiteren Entwicklungen und Trends in diesem Bereich zu erwarten sind und wie Unternehmen sich darauf vorbereiten können, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zukunftsperspektiven der digitalen Belegerfassung

Zukunftsperspektiven der digitalen Belegerfassung

Nachdem wir gesehen haben, wie erfolgreich die digitale Belegerfassung im Pharmagroßhandel implementiert wurde, wenden wir uns nun den zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich zu. Die Branche steht vor bedeutenden Veränderungen, die durch technologische Fortschritte und regulatorische Anforderungen getrieben werden. Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten Zukunftsperspektiven der digitalen Belegerfassung.

Strukturierte Formate und Standards

Die Zukunft der digitalen Belegerfassung liegt eindeutig in der Verwendung strukturierter Datenformate. Während heute noch viele Unternehmen mit nicht-standardisierten Formaten wie PDF oder JPG arbeiten, zeigt die Entwicklung klar in Richtung normierter elektronischer Formate.

Laut der Referenzumfrage unter 220 Mitarbeitenden aus Steuer- und Finanzabteilungen befinden sich die meisten Unternehmen noch in frühen Phasen der Implementierung strukturierter E-Rechnungsformate:

• Etwa 45 Prozent der befragten Unternehmen sind noch in der Anforderungsanalyse
• Rund 40 Prozent haben die Projektdefinition abgeschlossen
• Nur 7 Prozent haben die E-Rechnungsverpflichtungen bereits weitgehend umgesetzt

Diese Zahlen verdeutlichen, dass die Umstellung auf strukturierte Formate ein laufender Prozess ist, der in den kommenden Jahren erheblich an Dynamik gewinnen wird. Die CEN-Norm EN 16931 wird dabei als zentraler Standard für elektronische Rechnungen dienen. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen und ermöglicht so die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten über Unternehmensgrenzen hinweg.

Die Vorteile strukturierter Formate sind vielfältig:

1. Verbesserte Datenqualität: Durch die Verwendung definierter Datenfelder werden Eingabefehler minimiert.
2. Erhöhte Prozesseffizienz: Strukturierte Daten können ohne manuelle Eingriffe automatisch weiterverarbeitet werden.
3. Reduzierte Kosten: Durch die Automatisierung sinken die Bearbeitungskosten pro Beleg erheblich.
4. Bessere Compliance: Standardisierte Formate erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Für Unternehmen wird es zunehmend wichtiger, ihre IT-Infrastruktur an diese strukturierten Formate anzupassen. Dazu gehört ein entsprechendes Datenfeld-Mapping, wie es im zweiten Workshop „Bereit für die Zukunft: Analyse des Status quo“ behandelt wird. Dieser Workshop fokussiert auf die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur und führt eine Konformitätsanalyse durch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Datenfelder korrekt erfasst und verarbeitet werden können.

EU-weite Einführung der E-Rechnungspflicht

Ein entscheidender Treiber für die digitale Belegerfassung ist die bevorstehende EU-weite Einführung der E-Rechnungspflicht. Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 bereits wichtige Weichen gestellt.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Verpflichtung umfasst:

• Alle steuerbaren Leistungen zwischen Unternehmen (B2B)
• Auch Kleinunternehmer (ab 2028)

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung zwischen verschiedenen Rechnungsarten:

Rechnungsart	Definition	Status ab 2025
Elektronische Rechnung	Rechnung in strukturiertem elektronischen Datenformat gemäß CEN-Norm EN 16931	Verpflichtend für B2B
Sonstige Rechnungen	Papierrechnungen, PDF, JPG und andere nicht-normierte Formate	Übergangsregelung bis Ende 2027

Die Übergangsregelungen erlauben bis Ende 2027 noch die Nutzung von Papierrechnungen und nicht-konformen elektronischen Rechnungen unter bestimmten Bedingungen. Ab 2028 ist jedoch mit einer vollständigen Durchsetzung der E-Rechnungspflicht zu rechnen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bestehen für:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
• Bestimmte steuerfreie Rechnungen
• Rechnungen an Privatkunden (B2C), die weiterhin der Zustimmung des Empfängers bedürfen

Für die Übermittlung der E-Rechnung gibt es derzeit keine spezifischen Vorgaben. Entscheidend ist jedoch, dass eine elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch gewährleistet sein muss. Dies unterstreicht die Bedeutung kompatibler Systeme und standardisierter Schnittstellen.

Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen bleibt bei zehn Jahren, wobei die strukturierten Datenformate unverändert gespeichert werden müssen, um den Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu genügen. Dies stellt neue Anforderungen an die Archivierungssysteme der Unternehmen.

Auf EU-Ebene ist die Umsetzung der geplanten einheitlichen Meldesysteme ursprünglich für 2028 vorgesehen. Allerdings gibt es Diskussionen über mögliche Verschiebungen auf 2030 oder sogar 2032. Diese Meldesysteme werden die digitale Belegerfassung weiter standardisieren und eine nahtlose grenzüberschreitende Verarbeitung von Belegen ermöglichen.

Weiterentwicklung durch KI und maschinelles Lernen

Obwohl in den Referenzmaterialien nicht explizit auf KI und maschinelles Lernen eingegangen wird, lassen sich aus den beschriebenen Entwicklungen klare Tendenzen für diese Technologien im Kontext der digitalen Belegerfassung ableiten.

Die zunehmende Standardisierung und Strukturierung von Belegdaten schafft ideale Voraussetzungen für den Einsatz von KI-Technologien. Mit strukturierten Datenformaten gemäß der CEN-Norm EN 16931 entsteht eine konsistente Datenbasis, die maschinelles Lernen erheblich erleichtert.

Potenzielle Anwendungsbereiche für KI in der digitalen Belegerfassung umfassen:

1. Automatisierte Datenextraktion: Bei der Umstellung von nicht-standardisierten Formaten (PDF, JPG) auf strukturierte E-Rechnungen können KI-Systeme die Datenextraktion übernehmen und so den Übergang erleichtern.

2. Intelligente Plausibilitätsprüfungen: KI-Algorithmen können Anomalien und potenzielle Fehler in Rechnungsdaten erkennen, die über einfache regelbasierte Prüfungen hinausgehen.

3. Prognose- und Analysemodelle: Auf Basis der erfassten Belegdaten können Unternehmen mittels KI Prognosen für Cashflow, Liquidität und andere finanzielle Kennzahlen erstellen.

4. Betrugserkennung: Muster, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten, können durch KI-Systeme erkannt werden, was zur Verbesserung der Compliance beiträgt.

Die Workshops zur Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung, insbesondere der zweite Workshop „Bereit für die Zukunft: Analyse des Status quo“ und der dritte Workshop „Strategische Weichenstellung: Technologieauswahl“, bieten wichtige Grundlagen für die Integration von KI-Technologien in die digitale Belegerfassung.

Der dritte Workshop, der eine Übersicht über relevante Anbieter bietet und bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Anforderungskatalogs hilft, wird vermutlich auch innovative Lösungen mit KI-Komponenten berücksichtigen. Unternehmen sollten bei der Auswahl ihrer Technologielösungen darauf achten, dass diese zukunftsfähig sind und die Integration von KI-Funktionalitäten ermöglichen oder bereits beinhalten.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung der KI-Technologien wird in den kommenden Jahren zu immer intelligenteren Systemen für die digitale Belegerfassung führen. Diese Systeme werden nicht nur Daten erfassen und verarbeiten, sondern auch aktiv bei der Optimierung von Prozessen, der Entscheidungsfindung und der strategischen Planung unterstützen.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Strategie zur digitalen Belegerfassung nicht nur auf die Erfüllung aktueller gesetzlicher Anforderungen ausrichten sollten, sondern auch auf die Integration zukunftsweisender Technologien. Die Implementierung flexibler Systeme, die mit KI-Komponenten erweiterbar sind, wird einen wichtigen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Die Kombination aus strukturierten Datenformaten, EU-weiten Standards und fortschrittlichen KI-Technologien wird die digitale Belegerfassung in den nächsten Jahren grundlegend transformieren und zu einem integralen Bestandteil moderner Unternehmensführung machen.

Fazit: Digitale Belegerfassung als Schlüssel zur Unternehmenseffizienz

Die digitale Belegerfassung hat sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen entwickelt. Wie wir gesehen haben, ermöglicht sie durch Technologien wie OCR, KI und automatisierte Klassifizierung eine drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit und minimiert gleichzeitig Fehler bei der Dokumentenverarbeitung. Der Fall aus dem Pharmagroßhandel zeigt eindrucksvoll, wie eine strukturierte Implementierung zu einer 90-prozentigen Zeitersparnis führen kann – ein Erfolg, der sich direkt auf die Effizienz und das Endergebnis auswirkt.

Mit Blick auf die Zukunft wird die Bedeutung digitaler Belegerfassung durch die EU-weite Einführung der E-Rechnungspflicht und strukturierter Formate weiter zunehmen. Für Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten wollen, ist es daher ratsam, jetzt in entsprechende Lösungen zu investieren. Die Integration in bestehende Systeme, kombiniert mit angemessenen Schulungen und Sicherheitsmaßnahmen, bildet die Grundlage für eine nachhaltige, effiziente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung – ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur vollständigen digitalen Transformation.